Leistungen

 

Wir bewahren Informationen.

Wir machen Informationen verfügbar.

Sie profitieren - mit Sicherheit.

 

Sie möchten Ihr Archiv auslagern oder zentralisieren? Sie möchten finden statt suchen und jederzeit Zugriff auf wichtige Informationen haben? Sie möchten die Vorteile der Digitalisierung für sich nutzen? 

 

Wir haben die passenden Lösungen für Sie.

Nutzen Sie unsere kostenfreie und unverbindliche Erstberatung. 

 

Profitieren Sie von unserem umfangreichen Erfahrungsschatz rund um das Thema Dokumentenmanagement, ob digital, hybrid oder konventionell - unsere Experten wissen, worauf es ankommt und teilen ihr Wissen gern mit Ihnen.

 

Erfahrungsgemäß lassen sich fast 70% aller Anforderungen von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) sowie Kunden aus dem öffentlichen Sektor bereits im Rahmen einer kostenfreien Erstberatung abdecken.

Geht nicht? Gibt's nicht! Gerade Unternehmen aus dem gehobenen Mittelstand, öffentliche Einrichtungen und Konzerne haben oftmals sehr komplexe Anforderungen. Mit unseren Beratungsleistungen bringen wir Struktur in Prozesse, analysieren und priorisieren, finden individuelle Lösungen, erarbeiten Verfahrensbeschreibungen sowie Prozessdokumentationen und bereiten bei Bedarf das Outsourcing ganzer Geschäftsprozesse vor.

 

Wir analysieren Ihren Bedarf, denn auch im Bereich der Archivierung und Digitalisierung lautet das Motto: "Soviel Nutzen wie nötig, so wenig Aufwand wie möglich."

Eine ausführliche Analyse zu Beginn zahlt sich am Ende immer aus - zeitlich und finanziell.

 

Beherrschbare Prozesse sind die Grundlage für Effizienzsteigerungen. Eine gute Dokumentation ist das Eine, Nutzerfreundlichkeit und Bedienbarkeit das Andere. Mit Hilfe von Workshops erarbeiten wir individuelle Lösungen gemeinsam mit Ihnen, Ihrer IT und anderen Fachabteilungen.

Sie möchten Ihre Akten in unserem Sicherheitslager einlagern? Sie möchten Ihre Akten durch uns digitalisieren lassen? Sie brauchen eine sichere und bewährte Transportlösung für physische Akten und Dokumente?

 

Vertrauen Sie auf unsere Erfahrung. Wir bieten Ihnen das komplette Spektrum der Archivlogistik - und das deutschlandweit. Für jeden Anspruch haben wir die passende Lösung entwickelt. Beginnend mit unserem Economy Tarif, hier transportieren wir vorrangig kleinere Volumen mit speziellen Transportboxen verplombt und in Kooperation mit zuverlässigen Kurieren bis hin zu unserer Premium Archivlogistik, bei der wir sämtliche Arbeitsschritte einschließlich des Transportes in Eigenregie in Form von Direktfahrten übernehmen.

 

Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft, während wir den Logistikprozess für Sie abwickeln.

 

Wir entnehmen die Akten aus Ihren Regalen, erfassen die Akten bei Ihnen vor Ort, stellen das notwendige Verpackungsmaterial und Fachpersonal zur Verfügung, beladen die Transportfahrzeuge, organisieren und übernehmen den sicheren Transport innerhalb Deutschlands und stellen sicher, dass Ihre Akten in unsere Sicherheitslager transportiert werden. 

Die Aktenlagerung im Sicherheitsarchiv ermöglicht zentralisierte Aktenbestände, senkt die Brandlasten im eigenen Objekt, ermöglicht eine dauerhafte und sichere Archivierung, schafft Platz und entlastet das eigene Personal. Seit Jahren hat sich die externe Aktenlagerung bewährt. Ein Grund dafür: Obwohl Ihre Akten bei uns lagern, haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Archivbestände. Auf Abruf stellen wir die notwendigen Informationen bereit - physisch oder digital.

 

Die Sicherheit Ihrer Akten genießt in unserem Archiv oberste Priorität.

 

Wir lagern einzelne Aktenbestände bis hin zu ganzen Archiven in unseren Sicherheitsarchiven für Sie ein. Ob kurzfristig, mittelfristig oder langfristig - wir haben für jeden Bedarf eine passgenaue Lösung entwickelt. Selbst für besonders sensible Daten und Informationen, z.B. Patientenakten, Personalakten oder strikter Geheimhaltung unterliegende Dokumentationen haben wir eine sichere Lösung entwickelt, die Sie überzeugen wird.

 

Digitaler Aktenabruf? Wir machen das: Scan-on-Demand - wir scannen nur die Dokumente, die Sie wirklich benötigen. Ihre Akten bei uns - Ihre Informationen bei Ihnen. Sie benötigen während des Lagerzeitraums einzelne oder mehrere Akten (z.B. im Rahmen von Steuerprüfungen, Gewährleistungsfällen)? Im Rahmen von Scan-on-Demand können wir Ihnen Ihre Akten nicht nur physisch, sondern auch digital bereitstellen. Wir digitalisieren in diesem Fall nur die Akten, die Sie wirklich benötigen. Mit Scan-on-Demand verbinden wir die wesentlichen Vorteile einer externen Archivierung mit der Digitalisierung für Sie - schnell, effizient und jederzeit sicher.

 

Ob einzelne Akten oder gesamte Archivbestände, ob Buchhaltung oder Posteingang - wir digitalisieren Ihre physischen Akten und sorgen dafür, dass Informationen gesichert, teilbar, reproduzierbar und verfügbar werden.

 

Eine moderne IT-Ausstattung, ein erfahrenes und diskretes Team sowie die Leidenschaft für Dokumente bilden die Grundlage für unsere Scandienstleistungen. Ob DIN A8 oder > DIN A0 - wir digitalisieren Ihre Akten, Belege, Bücher, Fotos, Pläne, Zeitungen & Zeitschriften. 

 

Anwendungsbeispiele für unseren Scandienstleistungen:

• Aktenordner
• Buchhaltungsbelege
• Bücher (destruktiv oder zerstörungsfrei)
• Dokumente jeglicher Art
• Großformate (Baupläne, Grundrisse, Lagepläne, Technische Zeichnungen usw.)
• Kreditakten 
• Patientenakten
• Personalakten
• Posteingang - Ihre physische Eingangspost wird digital
• Rechnungseingang - Ihr Rechnungseingang wird digital
• Reisekostenabrechnungen

Wir scannen für Sie.

 

Vom Aktenordner, den wir mit Hochleistungsscannern für Sie digitalisieren bis hin zum antiquarischen Buch, das wir mit Hilfe von besonders schonenden Aufsicht-Scannern für künftige Generationen erhalten.

 

Sämtliche Leistungen erbringen wir ausschließlich an unseren Standorten innerhalb Deutschlands, für optimale Ergebnisse bei absoluter Informationssicherheit. Auf Wunsch übertragen wir sämtliche Digitalisate direkt in Ihr ECM/DMS, auf Ihre Systeme oder stellen sie wahlweise temporär oder dauerhaft auf unseren Servern für Sie bereit. Sie bevorzugen externe Datenträger als Speichermedium? Gerne, unsere Leistungen sind so individuell wie Ihre Wünsche.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) haben Sie alle Informationen stets zur Hand. Im Zeitalter der Digitalisierung ersetzt das Dokumentenmanagementsystem den klassischen Aktenschrank.

 

Dabei kann ein DMS deutlich mehr als einfach nur Daten speichern:

• Sicherheit - Ihre Daten sind vor dem Zugriff Dritter geschützt, der Verlust von Informationen z.B. durch Feuer und andere Katastrophen wird dauerhaft ausgeschlossen
• Verbesserung der Kommunikation - mit den Kunden und auch innerhalb des eigenen Unternehmens bzw. der eigenen Einrichtung, alle Informationen sind stets verfügbar und vollständig, versionierte Dokumente machen Nachfragen überflüssig
• Automatisierte Arbeitsprozesse - ein DMS ist Grundlage für weitere Prozessoptimierungen und ermöglicht das eigene Personal effizienter einzusetzen, Kosten zu sparen und nachhaltig die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und zu steigern

Vertragsmanagement mit Fristenüberwachung, Posteingangsverwaltung, Teilen von Dokumenten, Regelung von Zugriffsrechten, revisionssichere digitale Archivierung - das und viel mehr sind die Aufgaben eines Dokumentenmanagementsystems.

  

Sie entscheiden, ob das Dokumentenmanagementsystem bei Ihnen installiert wird (on premise), oder ob eine sichere Cloudlösung die geeignete Variante für Sie ist.

 

Gern finden wir im Rahmen einer Beratung die ideale Lösung für Sie - wir haben für jede Unternehmensgröße, für jede Sicherheitsanforderung und für jedes Budget eine Lösung.

Sprechen Sie uns jederzeit gern persönlich an.

Digitale Workflows nehmen Ihnen zeitaufwändige Routineaufgaben ab. Sie sparen Zeit, reduzieren den Personaleinsatz und erreichen Ihre Ziele schneller - das spart Geld und schafft zusätzliche Ressourcen für Ihr Kerngeschäft.

 

Bilden Sie Ihre Prozesse digital ab oder lagern Sie ganze Prozesse aus.

 

Zum Beispiel im Bereich der Rechnungseingangsverarbeitung. Wir scannen, klassifizieren und verifizieren sämtliche Belege für Sie - am Ende geben Sie nur noch die Zahlung frei und veranlassen, ebenfalls automatisch, die ordnungsgemäße Buchung in Ihrem Rechnungswesen. Mit Hilfe von Schnittstellen und automatisierten Prozesse erhöhen Sie den Belegdurchsatz, verkürzen Prozesslaufzeiten und heben ein enormes Einsparpotential.

 

Wir erfassen Daten für Sie, ordnen und strukturieren Informationen und sorgen dafür, dass Sie jederzeit den Überblick behalten. Im Rahmen des Business Process Outsourcing können Sie ganze Geschäftsprozesse zu uns verlagern, z.B. Ihren Posteingang. 

 

Wir übernehmen sämtliche Tätigkeiten Ihrer Poststelle:

• Abholung der physischen Sendungen
• Sortierung der Eingangspost
• Aufbereitung der Dokumente
• Aufbringen von physischen oder digitalen Eingangsstempeln
• Digitalisierung (Scan) der Dokumente 
• Anreicherung der Digitalisate mit zusätzlichen Informationen
• Verteilung an die zuständigen Mitarbeitenden in Ihrem Hause
• Zwischenlagerung der physischen Sendungen
• Rückführung oder Vernichtung der physischen Originale - vollständig oder teilweise

Ihre physische Eingangspost wird digital. Unsere skalierbaren Lösungen sind individuell an Ihre Arbeitsweise anpassbar, überzeugen durch höchste Verfügbarkeit und ermöglichen unter anderem ein ortsungebundenes Arbeiten z.B. im Homeoffice.

Das dokuhaus Sicherheitskonzept:

Sie schenken uns Ihr Vertrauen, wir garantieren die Sicherheit Ihrer Daten.

• Zertifiziertes Qualitätsmanagement nach DIN ISO 9001:2015
• Gewährleistung der Informationssicherheit nach DIN ISO 27001:2017

Am Ende des Lebenszyklus von Dokumenten, Daten und Datenträgern müssen diese fachgerecht vernichtet werden. Gesetzliche Anforderungen, die DSGVO oder interne betriebliche Regelungen machen eine Vernichtung erforderlich.

 

Gut zu wissen, dass wir die Vernichtung für Sie organisieren und dokumentieren.

 

Wir kümmern uns um eine sichere und ordnungsgemäße Vernichtung nach DIN 66399 und gewährleisten die Sicherheit Ihrer Daten zu jeder Zeit.

Seit mehr als 19 Jahren versteht sich dokuhaus als verlässlicher Partner an der Seite seiner Kunden. Wir pflegen Kontakte zu zahlreichen Unternehmen aus verschiedenen Branchen, um unsere Leistungen stets zu erweitern und im Detail zu verbessern. 

  

Ihre Zufriedenheit ist unser Ziel und der Maßstab für unsere Dienstleistungen.

 

Ob klimaneutraler Paketdienst oder spezialisierter IT-Dienstleister, unser Partnernetzwerk ist innovativ, breit gefächert, kompetent und die Zusammenarbeit hat sich bewährt. Sie profitieren von einem optimalen Zusammenspiel und von idealen Ergänzungen zu unseren eigenen Leistungen.