Aufbewahrungsfristen

Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?

Gesetzliche Regelungen

Die Aufbewahrungsfristen regeln, wie lange Akten und Dokumente aufbewahrt werden müssen. Für Kaufleute gelten beispielsweise die Regelungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO).

Zusätzlich existieren zahlreiche, schier unzählige weitere Regelungen zur Aufbewahrungspflicht in diversen Gesetzen und Verordnungen. Unter anderem finden sich im Aktiengesetz (AktG), Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG), der Röntgenverordnung (RöV), dem Sozialgesetzbuch (SGB), dem Steuerrecht (EStG, KStG, GewStG) sowie der Strahlenschutzverordnung (StrlSchV) weitere Fristen.

Gibt es eine Übersicht?

Wir haben Ihnen eine Übersicht über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zusammengestellt. Sie finden diese in alphabetischer Sortierung am Ende dieser Seite.

In Kürze stellen wir Ihnen an dieser Stelle auch eine entsprechende Übersicht zum kostenfreien Download zur Verfügung.

Sie sind sich unsicher, wie lange Ihre Belege aufbewahrt werden müssen?

Wenden Sie sich vertrauensvoll an die für Sie zuständige Industrie- und Handelskammer (IHK), die Handwerkskammer (HWK), den Steuerberater oder Rechtsanwalt Ihres Vertrauens.

Wohin mit den Akten?

Die Zukunft ist digital und überall ist die Rede vom "papierlosen Büro". Doch wie sieht die Gegenwart aus? In deutschen Büros, in hausinternen Archiven, auf den Dachböden lagern unglaublich große Mengen an Akten und Dokumenten, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Tagtäglich kommen neue Dokumente hinzu, die wieder für 3 bis 30 Jahre aufbewahrt werden müssen. Tendenziell wird der Papierverbrauch in deutschen Büros sinken, von einem vollständig papierlosen Büroalltag sind die meisten mittelständisch geprägten Unternehmen noch sehr weit entfernt.

Was bleibt ist die Frage: Wie verwahre ich Akten sicher und gesetzeskonform?

Ganz einfach: Wir machen das für Sie.

Ob Praxisauflösung, Insolvenz, fortlaufendes Archiv, Finanzbuchhaltung, Personalabteilung, Konstruktionsabteilung - wir übernehmen Ihre physischen Akten und archivieren diese sicher und zuverlässig in unseren Sicherheitsarchiven. Und auf Wunsch begleiten wir Sie auch im Rahmen der digitalen Transformation - mit smarten digitalen Workflows, effizienten DMS/ECM Systemen und unseren Scandienstleistungen.

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Wir sind erfahrene Profis, wenn es um die Archivierung von Akten, Dokumenten, Informationen und Daten geht.

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Lernen Sie uns und unsere Leistungen kennen, wir freuen uns auf Sie.

Aufbewahrungsfristen im Überblick

Aufbewahrungsfristen für alle Belegarten im Überblick

Für Geschäftsunterlagen beträgt die übliche Aufbewahrungsfrist sechs oder zehn Jahre.

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beginnen in der Regel erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem die entsprechenden Belege erzeugt worden sind.

Bei Unsicherheiten empfiehlt es sich, die Unterlagen etwas länger aufzubewahren. Wollen Sie ganz sicher sein, die richtige Entscheidung zu treffen, wenden Sie sich an Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt.

Neben den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die wir für Sie in unserer Übersicht zusammengefasst haben, existieren zahlreiche weitere Vorschriften, die es gegebenenfalls zu beachten gilt.

Wir haben diese Übersicht mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt, dennoch können Fehler oder Irrtümer, z.B. durch zwischenzeitliche Änderungen der Gesetzgebung, nicht ausgeschlossen werden. Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir für die Richtigkeit keine Gewähr übernehmen.

A	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Abhängigkeitserklärungen	10
Ablaufdiagramme	10
Abrechnungsunterlagen	10
Abtretungserklärungen	6
Änderungsnachweise der IT gestützten Buchführung	10
Akkorddokumente	10
Akkreditive	6
Aktenvermerke	6
Aktenvermerke mit steuerlicher Relevanz	10
Anmeldungen und Abmeldungen der Krankenkasse	6
Angebote und zugehörige Unterlagen ohne folgenden Auftrag	0
Angebote und zugehörige Unterlagen mit Auftragsfolge	6
Angestelltenversicherung, sofern Buchhaltungsbelege	10
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB)	10
Anlagenverzeichnisse, Anlagevermögensbücher und Anlagekarteien	6
Anleihebücher	10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage	10
Anwesenheitsübersichten, sofern für die Lohnabrechnung relevant	10
Arbeitnehmerüberlassung – Unterlagen des Verleihers	3
Arbeitsanweisungen	10
Arbeitsanweisungen für IT gestützte Buchführung	10
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen	5
Arbeitszeitnachweise	2
Arbeitszeitnachweise mit Abweichungen gemäß Arbeitszeitgesetz	2 ggf. länger
Aufzeichnungen	10
Ausgangsrechnungen	10
Außendienstabrechnungen	6
Außendienstabrechnungen, sofern Buchungsbelege	10

B	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Bankbelege	10
Bankbürgschaften	10
Beitragsabrechnungen zu Sozialversicherungsträgern	10
Belege und Sammelbelege, sofern Buchungsbelege	10
Beleglisten	10
Bestellunterlagen	6
Beteiligungsdokumente	10
Betriebsabrechnungsbögen	10
Betriebskostenabrechnungen	10
Betriebsprüfungsberichte, z.B. im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung	6
Bewertungsunterlagen	10
Bewirtungsbelege	10
Bilanzen	10
Bilanzanlagen	10
Buchungsanweisungen	10
Buchungsbelege	10

D	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Darlehensunterlagen nach Vertragsende	6
Darlehensunterlagen mit Relevanz für die Buchhaltung	10
Dauerauftragsunterlagen	10
Dateien zur Verfahrensdokumentation	10
Dateiverzeichnisse	10
Datensätze - Beschreibungen	10
Datensicherungen	10
Datensicherungsregeln	10
Debitorenbuchhaltung	10
Debitorenlisten	10
Debitorenübersichten	10
Depotauszüge	10
Depotbestätigungen	10
Dokumentationen von IT-Strukturen	10

E	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Edelmetallbestände und zugehörige Dokumente	10
Effektenbücher	10
Einfuhrunterlagen (Anträge, Zollunterlagen)	10
Eingabedokumentationen der EDV-Buchführung	10
Eingangsrechnungen	10
Einheitswertunterlagen	10
E-Mails, sofern steuerlich relevant	10
Essensmarkenabrechnungen	10
Exportunterlagen	10

F	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Fahrtkostenerstattungsunterlagen	10
Fehlerkorrekturanweisungen, sofern Buchungsbelege	10
Frachtbriefe	6

G	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Gebäudeunterlagen, sofern Inventar	10
Gefahrstoffe und gefährliche Arbeitsstoffe	30
Gehaltslisten	10
Geschäftsberichte	10
Geschäftsbriefe	6
Geschäftsbriefe, soweit Buchungsbeleg	10
Geschenknachweise	10
Gesellschafterbeschlüsse	10
Gesellschafterversammlungsprotokolle	10
Gewerbesteuerdokumentationen	10
Gewinn- und Verlustrechnungen	10
Grundbuchauszüge, wenn Inventurunterlagen	10
Grundstücksverzeichnisse	10
Gründungsakten	10
Gutachten	10
Gutschriften	10

H	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Handelsbriefe	6
Handelsbücher	10
Handelsregisterauszüge	10
Hauptabschlussübersicht	10
Hauptbücher	10
Hauptversammlungsbeschlüsse	10
Hauptversammlungsprotokolle	10

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Inventare (§ 240 HGB)

Investitionszulagen Unterlagen

J	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Jahresabschluss	10
Jahreslohnnachweise für die Unfallversicherung (BG)	10
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent	10

K	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Kalkulationsunterlagen	10
Kalkulationsunterlagen zur Vorratsbewertung	10
Kassenberichte	10
Kassenbücher und Kassenblätter	10
Kassenzettel	10
Kontenpläne	10
Kontoauszüge	10
Kontenregister	10
Konzernabschlüsse (§ 290 HGB)	10
Konzernlageberichte (§ 290, 350 HGB)	10
Kostenpläne	10
Kostenträgerrechnungen	10
Kreditorenbuchhaltung	10
Kreditorenlisten	10
Kreditorenübersichten	10
Kreditunterlagen, sofern Korrespondenz	6
Kreditunterlagen, sofern Buchungsbeleg	10
Kurzarbeitergeldanträge	6
Kurzarbeitergeldlisten	6

L	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Ladebücher	10
Lageberichte	10
Lagerbücher	10
Lagerbuchführungen	10
Lieferantenerklärungen	10
Lieferscheine	6
Lieferscheine, sofern Buchungsbelege	10
Lohnbelege	10
Lohnlisten	10
Luftfrachtbriefe	6

M	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Mahnbescheide	6
Mahnungen	6
Mietunterlagen, sofern Buchungsbelege	10
Mietunterlagen	6

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Nachnahmebelege

Nebenbücher

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung

Organisationsunterlagen

P	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Pachtunterlagen nach Vertragsende	10
Patentunterlagen nach Ablauf des Patents	6
Patientenakten (Krankenhäuser)	30
Patientenakten (Arztpraxen)	10
Pensionsrückstellungsunterlagen	10
Pfändungen	10
Postgiroauszüge	10
Postquittungen	10
Preislisten	6
Preislisten, sofern Bewertungsunterlagen	10
Preislisten, sofern Buchhaltungsunterlagen	10
Programmablaufbeschreibungen	10
Protokolle	6
Protokolle, sofern Buchhaltungsunterlagen	10
Provisionsabrechnungen	10
Prozessakten	10
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers	10

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Qualitätsmanagementdokumentationen

Quittungen

R	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Rechnungen	10
Reisekostenabrechnungen	10
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)	10

S	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Sachkonten	10
Saldenbilanzen	10
Schadensunterlagen	6
Schadensunterlagen, wenn Bilanzunterlagen	10
Scheck- und Wechselunterlagen	6
Scheck- und Wechselunterlagen, sofern Buchungsbelege	10
Schriftwechsel außerbetrieblich	6
Schriftwechsel innerbetrieblich	6
Schuldtitel	10
Spendenbescheinigungen	10
Steuerbescheide	10
Steuererklärungen	10
Steuerunterlagen	10

Aufbewahrungsfrist in Jahren

Telefonkostennachweise

Transportbelege

V	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)	10
Verkaufsbücher	10
Vermögensverzeichnisse	10
Versandunterlagen	10
Versicherungspolicen	10
Versicherungspolicen nach Vertragsablauf	6
Verträge, sofern Buchungsbelege	10
Verträge nach Vertragsende	6
Vermögenswirksame Leistungen, sofern Buchungsbelege	10

W	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Warenausgangsbücher	10
Wareneingangsbücher	10
Wechsel	10
Weihnachtsgratifikationen, sofern Buchungsbelege	10
Wertberichtigungsunterlagen	10

Z	Aufbewahrungsfrist in Jahren
Zahlungsanweisungen	10
Zinsabrechnungen	10
Zollbelege	10
Zollbelege mit umsatzsteuerlicher Relevanz	10
Zustellnachweise	6
Zugriffsregelungen und -dokumentationen bei EDV-Buchführung	10
Zwischenbilanzen bei Gesellschafterwechsel	10
Zwischenbilanzen bei Umstellung des Wirtschaftsjahres	10