Die Auflösung einer Arztpraxis ist ein komplexer Prozess, der viele organisatorische und rechtliche Fragen aufwirft. Eine der wichtigsten Herausforderungen ist der Umgang mit Patientenakten. Diese sensiblen Dokumente enthalten persönliche Gesundheitsinformationen und unterliegen strengen Datenschutzbestimmungen. In diesem Blog-Post beleuchten wir, wie der Prozess der Auslagerung von Patientenakten effizient und gesetzeskonform abgewickelt werden kann. Wir gehen auf Dienstleistungen zur Abholung, Erfassung, Einlagerung und späteren Vernichtung der Akten ein, erläutern, welche Informationen vom Arzt benötigt werden und wie ehemalige Patienten später Zugriff auf ihre Akten erhalten können.
Inhalt:
● Dienstleistung - Auslagerung von PatientenakteN
● Welche Angaben werden vom Arzt
benötigt?
● Wie erfolgt die spätere Abforderung der
Patientenakte für den ehemaligen Patienten
● Fazit
Dienstleistung - Auslagerung von Patientenakten
Die Auslagerung von Patientenakten bei einem spezialisierten Dienstleister bietet zahlreiche Vorteile.
Hier sind wesentliche Punkte, die für eine professionelle Einlagerung sprechen:
- Datensicherheit: Experten gewährleisten den Schutz sensibler Daten durch moderne Sicherheitsstandards.
- Konformität: Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrungspflicht und Datenschutz, in Absprache mit dem Arzt
- Platzersparnis: Keine Notwendigkeit, private oder geschäftliche Räume für die Lagerung zu nutzen.
- Kostenreduktion: Vermeidung von Kosten für die Einrichtung, Wartung und Sicherung eigener Archivsysteme.
- Zugriffskontrolle: Klar definierte Zugangsrechte für befugte Personen.
- Verfügbarkeit: Gewährleistung eines Zugriffs auf die Kopie der Patientenakte für den ehemaligen Patienten
Der Verbleib von Patientenakten in privaten Räumlichkeiten birgt erhebliche Risiken. Dazu zählen:
- Datenschutzverletzungen: Fehlende professionelle Sicherheitsmaßnahmen erhöhen das Risiko von Datenlecks.
- Platzmangel: Akten können wertvollen Wohnraum blockieren.
- Ungeklärte Zuständigkeiten: Im Falle des Todes des Arztes muss die Möglichkeit des Zugriffes auf Patientenakten geklärt sein.
- Verlustgefahr: Unzureichende Lagerbedingungen können zu Schäden oder Verlust führen.
- Patientenzugriff: Gewährleistung der Zugriffsrechte von ehemaligen Patienten
Gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung von Patientenakten
In Deutschland schreibt das Patientenrechtegesetz aktuell eine Aufbewahrungspflicht von mindestens zehn Jahren für Patientenakten vor. Diese Frist beginnt mit dem Ende der Behandlung. Für bestimmte medizinische Unterlagen, wie Röntgenbilder, können längere Fristen gelten. Im Falle des Todes eines Arztes gehen die Aufbewahrungspflichten auf die Erben über, die sicherstellen müssen, dass die Akten weiterhin gesetzeskonform behandelt werden.
Details zu den gesetztlichen Vorgaben finden Sie im BGB §630f Dokumentation der Behandlung
Welche Angaben werden vom Arzt benötigt?
Um die Auslagerung von Patientenakten reibungslos zu gestalten, müssen Ärzte bestimmte Informationen bereitstellen:
- Patientenakten: Mengenangabe der Patientenakten, die eingelagert werden sollen.
- Vernichtungsdaten: Angaben zum Vernichtungszeitpunkt der Patientenakten
-
Örtlichkeiten: Besondere örtliche Hinweise an den Dienstleister für die Aktenabholung,
wie zum Beispiel: Straßensituation, Einfahrt, Treppe, Fahrstuhl, Deckenhöhen, Zugang zum Archivraum, Zwischenlagermöglichkeiten vor Ort o. Ä. - Kontaktinformationen: Erreichbarkeit für Rückfragen oder im Notfall.
Durch die Bereitstellung dieser Informationen können Dienstleister den Prozess der Auslagerung von Patientenakten besser kalkulieren und planen.
Wie erfolgt die spätere Abforderung der Patientenakte für den ehemaligen Patienten?
Ein häufiges Anliegen ehemaliger Patienten eines Arztes ist der Zugriff auf ihre medizinischen Unterlagen. Dienstleister bieten hierfür unkomplizierte Lösungen:
- Webseite / PDF-Dokument: Ein Anforderungsformular wird über die Webseite als PDF-Datei bereitgestellt, das Patienten ausfüllen können, um ihre Akten oder Aktenteile in Kopie zu erhalten.
- Authentifikation: Vor der Herausgabe der Akten oder Aktenteile erfolgt eine Identitätsprüfung
Diese Verfahren stellen sicher, dass Patienten auch nach der Schließung der Praxis jederzeit Zugang zu ihren wichtigen medizinischen Informationen haben.
Für die bei dokuhaus eingelagerten Patientenakten von Ärzten ist das Vorgehen für einen Abruf der jeweiligen Patientenakte unter Anforderung von Patientenakten beschrieben.
Fazit
Die Auflösung einer Arztpraxis erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung, insbesondere in Bezug auf die sensiblen Patientenakten.
Die Auslagerung von Patientenakten durch spezialisierte Dienstleister bietet zahlreiche Vorteile, von der Datensicherheit bis zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Ärzte sollten sich frühzeitig mit den Anforderungen und Optionen auseinandersetzen, um den Prozess reibungslos zu gestalten und den Patienten nach der Praxisschließung einen Zugriff auf Ihre Patientenakten zu gewährleisten.
Benötigen Sie Hilfe bei einer Praxisauflösung und der Auslagerung der Patientenakten?
Professionelle Dienstleister bieten nicht nur die Einlagerung Ihrer ausgelagerten Akten und Verwaltung, sondern auch Beratung, einen sicheren Transport und die anschließende Vernichtung an.
Ihr ansprechpartner
Marco Weila
Key Account Manager
Archiv & Logistik
Telefon: +49 34207 4068-11